ROZHOVOR S PERSONALISTKOU ČPP
Digitální HR. Jak přejít na homeoffice ze dne na den
Autor textu: Jana Špryngarová | Datum publikace: 24. 8. 2021 | Autor fotografie: ČPP
Vloni v létě touto dobou jsme se radovali, že máme vše za sebou a těšili se z návratu k normálnímu životu. Následující měsíce nám ale ukázaly, že zas až tak snadné to bohužel nebude – pandemie koronaviru znovu udeřila s ještě větší silou. Prolíná se do všech aspektů našich životů, soukromých i pracovních a zdá se, že se s virem budeme muset naučit žít dlouhodobě. Na epidemii a to, jak ovlivnila práci HR oddělení v jedné z největších pojišťoven, jsme se ptali Šárky Gruberové, personalistky České podnikatelské pojišťovny, a.s., Vienna Insurance Group.
Jak se s příchodem koronaviru proměnila práce HR a personalistů u Vás v ČPP?
V oblasti náboru se po dobu pandemie práce našeho HR mnoho neproměnila, pandemie však jednoznačně urychlila nastavení již tak rozběhnutých on-line procesů. Samozřejmostí bylo vedení pohovorů s uchazeči na různých on-line platformách. I veškeré rozvojové aktivity se převedly do on-line prostředí. Oddělení vzdělávání připravilo pro zaměstnance celou škálu školení, které mohli absolvovat při práci z domova. Stejně tak probíhala školení a workshopy od externích partnerů.
Personalistika je z části i o administrativě. Jak jste vyřešili to takzvané „papírování“?
Těsně před vypuknutím pandemie jsme pracovali na projektu bezpapírové personalistiky, tzv. eSpisu, který se dokončil právě včas, aby zaměstnanci mohli podepisovat případné změny v pracovním poměru elektronicky i z domova a abychom si vzájemně nemuseli složitě předávat papírové dokumenty. Zaměstnance jsme nestihli osobně proškolit, tak jsme jim poslali návody e-mailem a i tak se s ním téměř všichni naučili pracovat. Dále byl velkým zjednodušením distribuce přechod z papírových stravenek na eStravenky.
Jak se dařilo Vašim lidem na HR oddělení reagovat na překotně měnící se situaci?
Velmi pružně. HR oddělení musí i v takovéto nečekané situaci reagovat opravdu rychle a přizpůsobit práci tak, aby byl zaměstnancům poskytován servis jako v běžném režimu, ne-li větší.
V čem spatřujete výhody a v čem naopak nevýhody nastalé situace?
Nevýhody spatřujeme určitě v úbytku sociálního kontaktu, nábor je z mnoha důvodů vhodnější absolvovat osobně. Výhodou je urychlení některých procesů.
Jaké změny z výše uvedených už nyní považujete za přínosné a plánujete zachovat jako „nový normál“?
Díky tomu, že jsme šli vstříc novým trendům a již před pandemií pracovali na digitalizaci HR, jsme byli připraveni, což znamenalo, že se firmě v době karantény během pár dnů podařilo převést 95 procent zaměstnanců na home office a všechny činnosti běžely v zásadě v nezměněném režimu.
Byl a dosud je preferovaný běžný a střídavý režim, aby se co nejdříve začaly obnovovat vzájemné pracovní vazby. O režimu práce jednotlivých útvarů rozhoduje manažer na úrovni B-1 podle aktuálních provozních potřeb a epidemiologické situace.
Tento hybridní režim docházení do zaměstnání se pravděpodobně zachová i v budoucnu u některých pozic, kde se střídavý režim osvědčil, jedná se např. o zaměstnance správy a taxace. Nacházíme se nyní v situaci, která se zdá jako mimořádná příležitost promyslet celý systém, jak lidé pracují a nastavit do budoucna případně jiným způsobem.
A v neposlední řadě určitě zachováme část on-line a e-learningových školení.
Co myslíte, že přinese budoucnost?
Více procesů bude on-line. Vnímáme, že zaměstnanci chtějí mít jistotu, že zdraví, bezpečnost, pohoda a spokojenost budou při návratu na pracoviště na prvním místě i pro zaměstnavatele. Je dobré tato očekávání znát, rozumět jim, respektovat je a vycházet z nich při další komunikaci se zaměstnanci a plánování další strategie. Klíčové pro zjištění preferencí zaměstnanců jsou průzkumy mezi pracovníky, získávání zpětné vazby, konzultace, silné vedení na dálku a transparentní a častá komunikace.
